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今回のテーマは「業績を上げる会議のやり方」についてです。業績を伸ばすための会議のやり方がわからないという経営者の方がたくさんいるのではないでしょうか。

実際に弊社でも、たくさんのクライアントに対して、会議ということをテーマにコンサルティングする場面が多くあります。そのため、多数の企業を元に、会議が上手くいく理由、うまくいかない理由を分析しています。

今回は、分析した結果も踏まえ、業績を伸ばすために一番効果的だと考えている会議とは何かをお伝えします。

■本来の会議の目的とは

そもそも、会議というものに対して、悪い印象を持っている人が多いのではないでしょうか。

例えば、会議は時間を消費するだけである、そもそも実務で忙しく会議をやっている時間がないなど、会議に対してのイメージは様々だと思います。悪いイメージをもっている理由として考えられることがあります。

それは、一つの会議に対して、成果報告と課題解決の他にも、アイデア出しの会議のブレーンストーミングも含めて考えていることです。このように、ひとつの会議に対して、複数の機能を混ぜて考えてしまっていると、会議の本来の意味がわからなくなり、うまく会議を活用出来ない可能性があります。まず、業績を上げる会議のやり方は、基本的な目的が大きく2つあります。会議の基本的な目的とは、成果報告と賞賛の2つです。

ですから、シンプルにいうと、会議を成果報告と賞賛の2つの機能に絞ることで、業績を上げられる会議ができるのです。

■会議は目標達成のリズムづくり

会議に対して、時間がかかり面倒なものだと考える方も少なくありません。しかし、弊社の会議は、各部署での成果を確認し、そのなかでどのような改善が必要なのかアドバイスを行ないます。このようなシンプルな会議であるため、30分程の短時間で会議を行なっています。例えば、弊社ではリーダーが各部署で1週間に行なった業務、その業務で発生した契約件数、無料相談数などの数値を提示し、私たち経営者がアドバイスをします。

ですから、会議では、基本的にマネジャーからの成果報告を受け、各社員ができていることに対して、私たち経営者が賞賛をする流れになります。このように、成果報告と賞賛を目的とする会議を行なうことで、社員自身が会議を仕事のリズムの一部として考え、成果を出すために止まることなく前に進んでいきます。つまり、社員それぞれが、週1回の会議で仕事のリズムをつくることこそが、会社が一丸となり1ヶ月の目標達成に向かっていくことにつながるのです。

さらに、弊社では、部門の会議に加えて会社全体の共有会も行なうため、会社全体での成果報告と賞賛もあり、更なる社員のモチベーションアップになっています。ただ、進捗も短期間で刻々と変わる部署、じっくりと時間をかけて進めていく部署でそれぞれ感覚が違うはずです。ですから、会社で推進力を一定に上げることができるように、会議で成果報告をして、賞賛し認め合うという流れを会社全体でつくっていくことが必要なのです。

会議の時間は、社員の成果報告を聞き、社員がどのように進めているかどうか確認することができる大切な時間であると考えてみてください。

■会議は批判や激励ではなく称賛を

成果報告と賞賛を目的とする会議をするべきだと理解したうえで、よく聞かれることが、アイデア出しの会議はどうするのか、相談がある場合はどうするのかという事です。

弊社では、社員に相談したいことがある場合、個人的に打ち合わせを行なうようにしています。何故かというと、会議の中で一人の社員が経営者に相談すると、他の社員は聞いているだけになり、他の社員にとっては、その聞いている時間こそが無駄な時間になるからです。

ですから、相談事がある場合は、個別で打ち合わせを行ない、あくまで会議の場は、成果報告と賞賛の場であると考えてください。

他にも、会議に成果報告を持ってこない社員をどうするべきか、ということもよく相談されます。会議とは、成果報告と賞賛の場であると明確に決まってない頃は、成果報告以外のことを同じ会議の中で話してしまうものです。

そういった時は、会議の場は成果報告の場であり、相談する場ではないこと、相談がある場合は相談する機会を会議とは別に設けることを、経営者が社員に明確に伝え、正しい会議の流れを作っていきましょう。

会社として、正しい会議の流れをつくることで、会議を通じて会社が前に進んでいく感覚を持てるようになります。また、会議をうまく活用できていない会社の共通点として、成果報告した時にできていないことしか指摘せず、会議が批判の場になっていることです。会議でできていなかった社員を批判しても、会社は全く前に進みません。できなかった社員を批判して責めても、社員は萎縮してしまい、目標達成に対して悪いイメージしかもてないようになってしまいます。できなかったことにも、必ず理由があるはずです。ですから、できなかったことを踏まえて分析し、どうすれば目標達成に向かえるかということをチームで話し合える会議を設けるようにしましょう。

■今日の結論

実際に、業績を上げている会社は、会議の基本的な目的を成果報告と賞賛の2つとして運営しているケースが多く見られます。本来の会議とは、会社の目標やビジョンを見つめ直し、業績を上げて会社を前に進めていくオールのようなものです。

オールをしっかりと漕げば進んでいくように、全ての会議が、オールの代わりになるような時間になれば、皆さんの会社の会議はもっと良い時間になっていきます。ぜひ、皆さんの会社も、会議は成果報告と賞賛を行なう場であるという考えの元、会議を見直し、有効に活用していきましょう。