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あなたの会社、ムダはありませんか？

今回のブログでは、会社にどうしても存在してしまう「ムダ業務」について考えます。

会社には無数の業務があります。本来は、それぞれが必要不可欠な業務であるはずです。

ところが現場で働く社員にとっては、「これは本当に必要なのか」と、業務の意義を感じられないものも多くあるようです。　
たとえばある会社では、顧客に送る文書を部署員総出で封筒詰めするそうです。必要な情報を顧客に対して送ることは、確かに会社にとって必要な業務であることは間違いありません。

しかしながら、はたして封筒詰めは部署員総出でしなければならない作業なのでしょうか。アウトソーシングや機械化など、他にもやり方はあるはずです。

封筒詰めをしている当の社員は、「もっと効率的な方法があるはずなのに、部署全体の動きを止めてまでやる仕事には思えない」と不満を抱えているかもしれません。

こうした状況が続けば社員のモチベーションと生産性を低下させ、結果的に会社の損失にもつながってしまいます。

このように、社員のモチベーションを下げ、会社にとっても損失となる業務はたくさん存在します。その代表格が「会議」でしょう。

あなたの会社でも、ムダな会議が改善されないまま放置されているかもしれません。

経営者も不満を抱える「ムダな会議」

このテーマについて、まずは現場の社員とは別の立場から見てみたいと思います。

下図は、クラウドサービスを提供するスマートキャンプ株式会社が行なった調査「2017年に大掃除したいムダ業務」からの抜粋です。ここでは経営者が見直したいと感じている業務
を確認します。

上図によると、「書類を探す時間」「経費精算」が上位に入っています。しかし、これは経営者個人で取り組める、比較的解決しやすいものです。

ここで注目していただきたいのが、３位の「会議や打ち合わせの時間・回数」です。これは経営者が一人で解決できるものではありません。

同時に、ムダな会議への不満は、管理職や現場社員の多くにも共通しているはずです。

大切なのは、会議自体をなくしてしまうことではなく、ムダと感じる会議を改善することでしょう。一切の会議をなくしてしまえば、会社の統率力が著しく低下するのは目に見えています。

「報告だけ」「長い割には結果が出ない」

では、どんな会議にムダを感じるのでしょうか。経営者と管理職から得た、同調査内の具体的なエピソードを見てみましょう。

●会議と言いながら報告だけの場になっており、もっと先を見据えて話し合いの場を設ける必要がある。（49歳係長）

●会議に時間を取られて実務が追いつかないと、会議中に他の仕事をしている人がおり、何のための会議なのか分からないことが多い。（51歳主査）

●働き方改革によりプロジェクトリーダーに任命され、会議で使う資料を毎度作らなければならず、業務やタスクは増えたが自身の業務効率を改善する余裕がなかった。（51歳課長）

●生産性を上げるための会議が長くて結果が出ず、一番生産性を下げていると感じる（48歳係長）

いかがでしょうか？ 「報告だけの会議」「会議が長くて結果が出ない」など、誰もが一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

こうした問題は十分に改善可能です。たとえば、「会議では必ず何らかの意思決定をする」ことを約束事として徹底すれば、報告のためだけの会議は根絶されるはずです。

資料作りの労力も、「箇条書きを基本とする」というルールを徹底すれば大幅に軽減できるでしょう。

会議を進化させるには？

もう一つ、ムダな会議を生んでしまう原因の一つに「進捗共有に時間がかかる」というものがあります。

会議には進捗共有が不可欠です。チームで仕事をするにあたって、進捗が遅れている仕事があれば、協力して取り組むことが必要だからです。

そこで活用できるのが、進捗共有に統一フォーマットを使うという方法です。

報告者によって書式がばらばらだったり、要領を得ない冗長な文章が続いたり、あるいはただ資料を朗読するだけだったり。そんなことが続けば、大切な会議の時間を浪費してしまいます。

参考例を見てみましょう。

下図は『最高品質の会議術』の著者、前田鎌利氏が提案する進捗管理フォーマットを基に図にしたものです。

このフォーマットでは進捗状況が色分けされ、一目見ただけで分かるようになっています。課題も対策も箇条書きですから、しっかり「読んで理解」する必要もありません。

こうした、ムダな会議を一掃するための工夫を取り入れてみてはいかがでしょうか。

（安東邦彦）