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今日はまず、マイケルＥ.ガーバーの名言をご紹介したいと思います。

「業務において
10個以上の“やるべきこと”が頭にあるならば
それは業務の効率化ができていない紛れもない証拠なのだ」

私たちは日々、数え切れない情報や雑多な物事に囲まれて過ごしています。
あなたはオフィスに入ってきてから、いくつのことが頭をよぎるでしょう？

・今週やらなければいけないこと
・今日やらなければいけないこと
・今すぐにやらなければいけないこと

こうしてさまざまなタスクが頭をよぎり、
集中力が妨げられてしまうことも多々あるのではないでしょうか。
しかしこれを、普通だと思ってはいけません。
そんな状態こそ、業務の効率化が上手くいっていない結果なのだとガーバーは言っています。

ある科学調査によると、一般的に人は
最大で9つのことしか同時並行で進められないそうです。
つまり、10個以上の「やるべきこと」が頭の中にあるというのは、
まさに「今やっていることに集中できていない」ことを示しているのです。

業務の効率化ができず、タスクに忙殺されたままで仕事に取り組んでも、
当然ながら良い結果は得られないでしょう。

そこで今回は、業務の効率化について、皆さんが毎日見ている
「デスクトップ」と「受信ボックス」から考えていこうと思います。

■「デスクトップ」の整理整頓をして業務の効率化を図る

パソコンのデスクトップに
よく使用するファイルやアプリケーションのショートカットアイコンを
作り過ぎてしまい、逆に分かりにくくなってしまったという経験はありませんか？

仕事を進める上で大切なデスクトップを
整理整頓するためのポイントを挙げてみたいと思います。

①よく利用するものは、ツールバーなどのアクセスしやすい場所にセッティング。

②デジタルのファイリングシステムをつくる。
・現在使っているファイル
・参考用のファイル
・保存用のファイル　などの基準で分ける。

③不要なファイルを削除する。
不要かどうか分からないものは、保存ファイルへ

④デスクトップには、取り掛かり中のファイルを保存する。
作業が終わったら、移動させる。

⑤クラウドサービスなどを使ってバックアップを取る。

この５つのポイントに注意してデスクトップの整理整頓をすれば、
あなたのパソコンは一段と見やすくなり、業務の効率化が進むはずです。

■「受信ボックス」の整理整頓をして業務の効率化を図る

デスクトップが整理整頓されたら、次はメールの受信ボックスです。

まず、受信ボックスは「他の誰とも共有しないこと」が大切です。
なぜなら受信ボックスの共有は、混乱と作業の重複を招いてしまうからです。

もし「info@○○」のようなアドレスを使っていて、
そのメールの内容を誰でも受け取れるようにしている場合は、
そのメールを確認し、対応するメインの責任者を決めておきましょう。

もう一つ、私たちがついやってしまいがちなのは、
「受信ボックスを情報の保管庫として使う」ことです。
過去に届いた何千ものメールを保存している人もいますが、
それはデータの膨張を生み出すだけではなく、業務効率の低下にもつながります。

受信ボックスは情報の保管庫ではなく、
現在の情報を処理するための場所。

そうとらえて、毎日、受信ボックスをゼロにしてみてください。
たとえ毎日は無理でも、週に何日か実現できれば、
大きな変化をもたらします。

■「削除・引き継ぎ・保留」で効率化

次に、メール対応で業務を効率化するために大切な
3つのポイントを紹介したいと思います。

①削除

優秀なビジネスパーソンの1つの用件は「判断力」です。
メールに限らず、不必要だと思われるものを捨てることが苦手という人は、
いつも仕事に忙殺される傾向にあります。

・不要なメールは1日が終わる前に削除する。
・もし、削除してよいかどうか分からないメールがあれば、保存フォルダに入れる。

そんな風にメールと向き合ってみてください。

②引き継ぎ

メールで来た案件を誰かに引き継ぐ際には、次の３つのポイントに注意します。

・何をしなければならないのか？
・いつまでにやるのか？
・それが完了したことをどのように知ることができるのか？

③保留

もしメールの内容に後で対応すべきだった場合でも、
他の仕事に集中すれば忘れてしまいかねないので、
頭の中だけにとどめるのは非常に危険です。

・カレンダーに書き込む
・プロジェクトのリストに付け加える
・打ち合わせのアポイントを入れる

と、書き出す工夫を加えてみてください。

また、後で返信する必要があるメールは、
要対応フォルダに仕分けをするという方法もあります。

大切なことは、保留案件をあなたの頭の中にとどめておかず、
正しいところに記録しておき、適切なときに対応するように準備しておくことです。

これは業務の効率化をするために最も大切なことかもしれません。

■業務効率化に向けた６つのチェックポイント

ここで、業務の効率化のために、
あなたの受信ボックスがどの程度整理されているのかをチェックしてみましょう。

□特定の人からのメールを別フォルダに自動仕分けしている。
またはメールマガジンなど　一斉送信、定期配信されるメールを
別フォルダに自動仕分けしている。

□1日の中でメールや電話から解放される時間を作っている。

□メール受信の通知（音）は、設定していない。

□社員にメールへの素早い対応を求めていない。

□メール対応すると決めた時間に、正しく意志決定し、
素早く（２分以内に）対応するルールがある。

□メールの内容が後で対応すべきものの場合は、要対応フォルダに仕分けしている。

上記の６つの項目すべてにチェックがつくようになれば、
日常の仕事が少しずつ整理され、業務の効率化が進んでいくはずです。

（今泉勇太）