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今回のテーマは「人を増やしても忙しいのはなぜ？」です。

クライアント様より、このようなご相談をいただきました。

「社員のタスク管理には配慮していますが、業務量を調整しても忙しさに変化が見えません。はたから見ると、非効率な業務のやり方をしているようにも見えます。何か打ち手はありますか？」

このように、人員と業務量のアンバランスに頭を悩ませている経営者も多いと思います。社員の残業が多いため、目標を下げたり人員を投入したりしているのに、効果が出るどころか改善が見られない。これは、典型的なオペレーションの沼にはまっている状態なのです。

■オペレーション＝生き物である

なぜ、このような沼にはまってしまうのか。それは、オペレーションが時間経過や扱う人によって形を変えるからです。その性質を知らずに放置してしまうと、いくら人員を投下しても効果は得られません。むしろ、非効率なオペレーションを助長してしまうことすらあるのです。

例えば、シンプルなオペレーションを構築したとしても、それを順守する仕組みを作らなければアッと言う間にオペレーションは姿を変えます。担当者の思い付きや、その場しのぎの「もっと良くなる、もっとこうしたほうがいい」を防ぐ方法が無いからです。もちろん、無鉄砲で非効率な改善を繰り返す担当者に悪意はありません。

問題は、効率的なオペレーションの全体設計と、効率化に対する正しい考え方を「担当者が知らないこと」にあります。

オペレーションは「生き物」です。放置していると、扱う人や時間経過とともに、どんどん形を変えて増幅（成長）し続けます。まずは、この事実を経営者やリーダー達が理解することが重要です。

■経営者の満足心も問題

そして、もう一つ。オペレーションの増幅を助長してしまう要因に経営者の心情があります。経営者は、遅くまで働いている社員たちを見ると「よく頑張っているな」と思ってしまうものです。しかしその部分だけにフォーカスしてしまうと、時に無駄や非効率も容認してしまう可能性があるのです。

これから人口が減っていく中で中小企業が成長しつづけるためには、「どれだけ少ない人数で高い成果を上げるか」という生産性を高める視点が不可欠になります。

今オペレーションと真剣に向き合っていかなければ、今後時代の変化が進むにつれ、みなさんの会社経営が厳しくなっていくことは明白と言えるでしょう。

■正しい業務フローを可視化する

オペレーションの沼から抜け出すために、まずはオペレーションを見える化することをおすすめします。いわゆる「業務フロー図」を作成するのです。

先ほど、担当者が無鉄砲で非効率な改善をしてしまう理由に「全体設計を理解していない」とお伝えしました。「何が効率性の肝となっているのか」「この部分を改善することでいくつフローが増えるのか」、それがわからない状態で改善を繰り返すから、いびつで非効率なオペレーションが生まれてしまうのです。オペレーションは機械と同じ。設計図を持たずに何かを変えれば故障するのは当たり前です。業務フロー図はオペレーションを正しくコントロールし、効率化を維持するために不可欠なツールなのです。

あなたが非効率だと感じている業務に、フロー図はありますか。もしくは、正しい手順を明確化しているでしょうか。もし無いのであれば、それを可視化するだけでも効果を得られるはずです。

■業務の「選択と集中」が大切

効率化を目指すのであれば、担当者が「2：6：2の法則」を理解することが大切だと私は考えています。この法則は、上位2割の仕事がほとんどの成果を生み出しており、その他の6や2はそれ程大きな成果には繋がっていないというもの。

効率化は、上位2割に重点を置きながら、どうすれば6や2を効率化できるかを考えることでしか実現しません。つまり、「良くなるという考え方」と「捨てるという考え方」の両輪を動かしていかければいけないのです。

■まとめ

ブレインマークスでは、とにかくオペレーションの可視化に力を注いでいます。それが効率的なオペレーションに「ロックをかける唯一の方法」だと、これまでの痛い経験から理解しているからです。

さらには、無鉄砲な「もっと良くなる」は個人のタスクでも発生します。だからこそ、Trello（トレロ）というタスク管理ソフトを使いながら個人やチームのタスクも全て可視化しています。効率的なオペレーションを維持しながら、生産性の高い会社を目指す。そのカギは「可視化」が握っています。あなたの会社でも挑戦してみてはいかがでしょうか。